第一章 总 则

第一条 为进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学校档案的功能和作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和省委办公厅省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》《甘肃省档案条例》《甘肃省档案工作规范化管理办法》等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研和管理等活动中直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等载体的历史记录。

第三条 学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。学校档案（人事、学生个人档案和医院档案除外）必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。人事档案由组织人事部门按照省上关于干部人事档案管理相关规定管理，学生档案由学生处按照《河西学院学生档案管理办法》管理，医院档案由附属医院按照医药卫生行业档案管理办法管理。

第四条 档案工作是学校基础工作的重要组成部分，是衡量学校管理水平的一个重要标志。学校各部门必须加强档案工作的领导和管理。要把文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入各部门的工作制度中并落实到有关人员的岗位职责里。做到“三纳入”、“四同步”管理，即纳入学校规划和计划；纳入学校管理制度；纳入学校有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要同步布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条 学校档案工作每年接受甘肃省档案局和甘肃省教育厅的联合考核，考核结果列入高校领导班子和领导干部科学发展观业绩考核。学校将各单位（部门）档案工作纳入学校年度工作考核体系。
第六条 学校档案工作实行党委领导、行政主抓、分管领导具体抓、档案部门归口负责、各单位（部门）落实的档案工作体制。档案工作业务上接受甘肃省档案行政管理部门和甘肃省教育行政管理部门的指导、监督与检查，档案工作的重大问题应提交党委常委会和校长办公会研究解决。

第二章 机构设置与人员配备

第七条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对各部门档案管理工作进行监督、指导、检查和考核。

第八条  需要特殊保管条件或利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室单独保管，由所在部门负责管理，接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。

第九条 档案馆主要职责

（一）宣传、贯彻、执行国家有关档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定，综合规划学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；

（四）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，开展档案的开发和利用工作；

（五）组织实施档案信息化、数字化建设和电子文件归档工作；

（六）开展对学校专（兼）职档案工作人员的业务培训工作；

（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（八）开展档案学术研究和交流活动；

（九）完成上级有关部门和学校领导交办的其他工作。

第十条 学校为档案馆配备专职档案工作人员，专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。

第十一条 学校建立由各归档单位分管档案工作领导及专、兼职档案员组成的档案管理网络体系。各部门须有一位负责人分管档案工作，并确定一名或多名专（兼）职档案员统一负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第十二条 全校各部门兼职档案员工作职责

（一）贯彻执行学校档案工作的政策和规定；

（二）负责制订本部门档案工作的有关制度、工作计划，并组织实施；

（三）负责本部门各类文件材料的立卷、归档、保管工作，并按有关规定向学校档案馆移交档案。

第十三条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十四条 学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十五条 根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》的规定和学校实际情况,学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声像、实物等十二大类。实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档制度。各类文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔1987〕教办字016 号）的相关规定执行。

（四）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6 号）执行。

（五）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4 号）执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）执行。

（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）和《甘肃省〈会计档案管理办法〉实施细则》（甘财会〔2016〕35号）的要求执行。

（十一）声像类：主要包括学校在人才培养、学科建设、科学研究、师资队伍建设及各种重大活动中形成的声像档案资料，有照片、录音录像等。照片档案质量符合《照片档案管理规范》和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）要求。

（十二）实物类：主要包括学校在人才培养、学科建设、科学研究、师资队伍建设及各种重大活动中形成的实物档案。

以上归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。

第十六条 归档要求

（一）实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。校内各部门应当按照各类档案管理实施细则的要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷（件）、排列、编号、编目等，交本部门兼职档案员检查合格、由分管领导签字后向学校档案馆移交。学校档案馆应积极做好协助和指导工作。

（二）归档的档案材料应当格式统一、质地优良，书绘工整，声像清晰，符合行业标准和规范。电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB／T18894—2016）执行。

（三）加强重大活动档案管理工作，严格按照“四同步”管理要求，确保重大活动档案的完整收集、及时归档、安全管理和有效利用。

（四）接收档案必须履行手续，填写移交清册，写明归档文件的目录、保管期限、移交时间等，交接双方要签名盖章，同时移交电子数据。

第十七条 档案材料归档时间

（一）党群、行政、出版物、外事、产品生产等档案材料，相关部门在次年4月底前归档。

（二）教务及相关部门形成的录检表、新生入学登记表、学生学籍表、成绩表、学位审批表、毕业生登记表、毕业生派遣花名册等在当年12月前归档；其他教学综合管理文件材料应在次年4月底前归档。

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档。

（四）基本建设类档案应当在项目完成后3个月内归档。

（五）仪器设备类档案应当在完成验收后3个月内归档。

（六）财会类档案在会计年度终了后，暂由会计管理机构临时保管1年，期满后向学校档案馆移交。会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。

（七）各归档部门形成的实物档案在实物形成1个月内归档。

（八）重大活动档案应当在活动结束后 2 个月内归档。

（九）特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。因特殊原因需提前或延后归档的材料，归档单位可同档案馆协商确定归档时间。

第十八条　档案馆应对收集档案进行整理、分类、鉴定和编号。编制档案总目录、分类目录等检索工具，便于保管与提供利用。

第十九条 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8 号）确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，征得归档单位同意，经学校有关部门鉴定并登记造册报学校批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，任何个人和部门不得销毁任何档案。

第二十条 凡密级文件及不宜公开的文件材料，必须单独组卷，单独存放，专人管理，非相关人员不能接触。

第二十一条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条 由校内几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作单位保存与自己承担任务有关的材料。学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第二十三条 学校各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人职务活动中所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何部门和个人，不得以任何借口拒绝归档或据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十四条 既是文物和图书资料，又是档案史料的各类材料，学校档案馆与校史馆、图书馆等部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录。

第二十五条 单位撤销、合并或有关人员调动时，必须办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁。

第二十六条 档案馆要建立健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，确保档案安全。

第二十七条 档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理。

第二十八条 档案馆要建立健全各门类档案台账，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的公布与利用

第二十九条 档案馆按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定执行。

第三十一条 利用未开放的档案，应当经档案形成部门负责人和档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请学校分管领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校主要领导审查批准。

第三十二条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆负责人批准。加盖档案馆印章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十三条 档案馆设立专门的阅档室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。

第三十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件，校内各部门和在校师生利用档案，不收取费用；校外个人或单位利用档案，按照有关规定合理收取费用。学校各部门、社会组织、个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。

第三十五条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十六条 凡利用档案，必须按照规定办理利用手续，填写《河西学院档案利用登记表》。档案、材料一般不外借，确因特殊情况需要借出时，经档案馆负责人批准，并办理借出登记手续后方可借出，并限期归还，不得泄密，不准涂改、抽页，不得转借。

第三十七条 档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理，为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第三十八条 档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十九条 学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的正常需求。

第四十条 学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合《档案馆建设标准》（建标103-2008）要求的档案工作用房，做到库房、办公、阅档三室分开。存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。

第四十一条 学校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。

第四十二条 学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第四十三条 学校应对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献

的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐献给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十四条 根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（七）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第四十五条 档案馆可根据本办法及行业标准制订学校各部门归档范围及各门类档案管理实施细则。

第四十六条 本办法自公布之日起施行，《河西学院档案管理实施细则》（院办发〔2014〕3号）同时废止。

第四十七条 本办法由档案馆负责解释和修订。

附件：河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表