各单位、各部门：

为做好2019年度学校各类档案材料的归档工作，确保各类档案材料及时、完整、规范地移交进馆，集中统一管理，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

1.2019年学校各部门产生的属归档范围的文字、图表、声像、实物等各种载体的文件材料（见附件1）。2018年及以前应归但未及时归档的补归文件材料，请分年度整理好后一并归档。未列入学校档案归档范围但对本部门工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行建档保管。

2.学校和各部门2019年举行重大活动（如党代会、教代会、大运会、校庆、学术会议、重要评估等）形成的具有保存价值的各类成套文件材料（包括会议材料、会议记录、资料汇编等），由校内主办部门收集、整理归档。

二、归档要求

1.档案是我校各项活动真实的历史记录，集中反映着学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，是不能再生的公共资源。各部门档案工作负责人要高度重视本部门的归档工作，支持并指导本部门兼职档案员切实履行职责，凡属归档范围内的各种文件材料，务必做到应归尽归，根据档案法规任何部门和个人不得将应归档案材料据为己有或拒绝归档。

2.各部门严格按照《河西学院文书（党群、行政）类档案归档实施细则》（院办字〔2018〕32号）等11项归档实施细则进行整理归档。

3.归档的各类档案必须是办理完毕的，未办理完毕的暂不归档。

4.归档材料应为原件，复印件原则上不归档。

5.归档的文件材料必须齐全、完整、分类准确、组卷合理，案卷标题简明、确切，便于保管利用。

6.归档的文件材料，必须印章清晰，纸质优良、字迹清楚，严禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、蓝色复写纸进行起草、修改、复写文件。

7.会议记录、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

8.归档的每一份材料必须从第一页有图文页开始用铅笔在正面右上角或背面左上角的空白位置清晰地编写页码，空白页不编页码（完整印装成册且编有页码的，文件原有页码与拟编页码相同的，可保持原有页码，不再重复编页）。

9.归档的文件材料，必须纸质文件材料与相应的电子文件同步归档，电子文件内容须与纸质版内容一致。

10.所有归档文件材料一律拆除金属物及塑料、橡胶等物品，每份文件用不锈钢备用夹装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。

三、归档时间

各部门于2020年6月30日前完成档案移交工作（时间安排见附件2）。

四、归档程序

1.各部门在向档案馆归档时，在本部门归档范围明细表“有无档案”、“是否归档”栏中对有此类档案、已归档的打“ √ ”，无此类档案、未归档的打“×”，本部门归档范围明细表和“归档移交目录”由本部门档案工作负责人审核签字并加盖公章（一式两份），连同“归档（卷内）文件目录”及纸质档案一并移交档案馆。电子文件通过QQ、邮箱、U盘等方式报送至档案馆。

2.档案馆对移交档案经清点无误、验收合格后，经双方确认签字盖章方为完成本部门的归档工作。凡不符合归档要求的档案，归档部门须加工处理至符合要求才能移交归档。

3.“归档移交目录”、“归档（卷内）文件目录”等常用表格均为Excel工作表，请从档案QQ群或档案馆网页下载。

4.归档过程中如有疑问，请随时与档案馆沟通联系。

联系人：文书、声像、电子档案：王延晖 18993631065

教学、科研、会计、基建、设备等档案：白艳阳  15693685668

地 址：河西学院行政楼310室

邮 箱：dangag@hxu.edu.cn

档案QQ群：855162868

各部门档案工作分管领导、兼职档案管理员发生变动和未报送分管领导、兼职档案管理员的新建部门，请及时向档案馆报备，新档案管理员及时到档案馆接受培训。

请学校新冠肺炎疫情联防联控各工作小组（主要包括办公室、纪委监察室、宣传部、教务处、学工部、后勤处、安稳部、二级学院、附属医院等）做好疫情期间防控工作文件材料（包括纸质、照片、音像、实物、电子文件）的收集、整理，待疫情结束后，集中向档案馆归档。

附件：1.河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表

          2.各部门归档时间安排表

                                                           档案馆

                                                       2020年4月17日