新冠肺炎疫情防控工作各工作小组：

新型冠状病毒疫情发生以来，学校党委根据习近平总书记对疫情防控工作一系列重要指示要求，对学校疫情防控工作做出周密部署安排，学校各部门紧急联动，积极配合做好疫情防控工作。在此期间形成了一系列文件资料，是学校实施疫情防控工作的真实记录，也是学校档案资源的重要组成部分，对当前和今后各项工作具有重要的凭证作用和查考利用价值。根据中共甘肃省委办公厅 甘肃省人民政府办公厅《关于做好全省新冠肺炎疫情防控档案工作的通知》(甘办字〔2020〕16号)、中共甘肃省委办公厅（甘肃省档案局）《关于做好我省新型冠状肺炎疫情防控工作文件材料收集归档工作的通知》（甘档发〔2020〕4号）精神，为做好我校疫情防控工作文件资料收集归档工作，确保疫情防控工作档案齐全、完整、准确、系统、安全，现有关事宜通知如下。

一、做好文件资料收集整理

各相关部门要认真贯彻落实疫情防控相关精神和部署，主动承担任务，深化做好疫情防控档案工作重要性的认识，要本着对历史负责、对学校负责的态度，围绕中心、服务大局，做好疫情防控工作建档等各项工作，积极主动及时跟进征集收集疫情防控文件资料，包括文字、图表、照片、音像等文件资料（电子数据）以及实物等，依据《河西学院新冠肺炎疫情防控工作文件资料归档范围和保管期限表》（见附件），对相关文件资料进行收集、分类、编目整理。

二、做好文件资料归档移交

学校疫情防控各工作小组完成工作任务撤销前，应将本小组形成的文件资料整理后，按照归档移交要求及时向档案馆移交。学校办公室、纪委监察室、宣传部、教务处、学工部、安稳部、后勤处、第二附属医院等防控工作重点部门要统筹做好疫情防控期间日常文件材料的收集积累和整理工作，待疫情结束后，由兼职档案管理员全面汇总整理后向档案馆移交。

三、落实文件资料收集归档责任

学校疫情防控各工作小组和各防控工作重点部门要高度重视，将此项工作作为一项重要任务抓紧抓实，切实加强领导、明确工作责任、指定专人负责，认真做好文件资料的收集整理和归档移交工作，确保相关资料齐全完整、整理规范、安全保管，并做到疫情防控档案应归尽归，便于今后工作查考、历史研究、经验借鉴。

四、归档要求

各类文件资料请严格按照《河西学院文书（党群、行政）类档案归档实施细则》（院办字〔2018〕32号）等11项归档实施细则进行整理归档。文件均要求为原件，内容齐全、完整，纸质优良，字迹、印章要清晰，按件整理，组件合理，图表、名册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交，所有归档文件材料一律拆除金属物及塑料、橡胶等物品，每份文件用不锈钢备用夹装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。请规范编写页码，分类要清晰，编目正确，移交时要对应填写归档移交目录和归档文件目录（一式两份），照片、音像、实物等还应填写说明材料，有电子数据的同步移交电子文件，内容须与纸质版内容一致。

疫情防控档案具有一定的特殊性和复杂性，各单位在收集整理中若有疑问或困惑，请随时联系档案馆。

联系人：王延晖 18993631065

       附件：河西学院新冠肺炎疫情防控工作文件资料归档范围和保管期限表

                                                   河西学院防控工作领导小组办公室（代章）

                                             2020年5月9日