各单位、各部门：

为做好2023年度学校各类档案材料的归档工作，确保各类档案材料及时、完整、规范地移交进档案馆，集中统一管理，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

1.2023年学校各单位、各部门产生的属归档范围的文字、图表、声像、实物、电子等不同形式的文件材料（见附件1）。2022年及以前应归但未及时归档的补归文件材料，请分年度整理好后一并归档。未列入学校档案归档范围但对本单位、本部门工作有查考利用价值的文件材料，由各单位、各部门自行建档保管。

2.学校和各单位、各部门2023年重点工程、重大科（教）研项目、重大活动、重要人物和特色工作档案，由校内主管（办）部门收集、整理、移交。

二、归档要求

1.档案是我校各项活动真实的历史记录，集中反映学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，是不可再生的公共资源。各单位、各部门档案工作负责人要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的责任感，高度重视本单位、本部门的归档工作，支持并指导本单位、本部门档案员切实履行职责，凡属归档范围内的各种文件材料，务必做到应归尽归。根据档案法规任何单位、部门和个人不得将应归档案材料据为己有或拒绝归档。

2.各单位、各部门要严格按照《河西学院文书（党群、行政）类档案归档实施细则》（院办字〔2018〕32号）等11项归档实施细则进行整理归档。

3.归档的各类档案必须是办理完毕的，未办理完毕的暂不归档。

4.归档材料应为原件，复印件原则上不归档。

5.归档的文件材料必须齐全、完整、分类准确、组卷（件）合理，案卷（件）标题简明、确切，便于保管利用。

6.归档的文件材料，必须印章清晰，纸质优良、字迹清楚，严禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、蓝色复写纸进行起草、修改、复写文件。

7.会议记录、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

8.归档的每一份材料必须从第一页有图文页开始用铅笔在正面右上角或背面左上角的空白位置清晰地编写页码，空白页不编页码（完整印装成册且编有页码的，文件原有页码与拟编页码相同的，可保持原有页码，不再重复编页）。

9.所有归档文件材料一律拆除金属物及塑料、橡胶等物品，每份文件用不锈钢备用夹装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。

10.归档的文件材料，纸质文件材料应与相应的电子文件同步归档，电子文件内容须与纸质版内容一致。

三、归档时间

各部门于2024年5月31日前完成档案移交工作（时间安排见附件2）。

四、归档程序

1.各单位、各部门在向档案馆归档时，“归档移交目录”“归档（卷内）文件目录”须由本单位、本部门档案工作负责人审核签字并加盖公章（一式三份），连同纸质档案一并移交档案馆。电子文件通过U盘、光盘等方式与纸质档案同步归档。

2.档案馆对移交档案经清点无误、验收合格后，经双方确认签字盖章方为完成本单位、本部门的归档工作。凡不符合归档要求的档案，归档单位、部门须加工处理至符合要求才能移交归档。

3.“归档移交目录”、“归档（卷内）文件目录”等常用表格均为Excel工作表，请从档案馆网页或档案管理群下载。

4.归档过程中如有疑问，请随时与档案馆沟通联系。

联系人：王延晖（文书、电子档案）

联系电话：0936-8283909 18993631065

联系人：张冰慧（教学、科研、财会、基建等档案）

联系电话：0936-8285049 13993677431

联系人：王格玛（外事、出版、声像、实物档案）

联系电话：0936-8285049 13993677431

地 址：河西学院行政楼310室

档案钉钉群：32682355

各部门档案工作分管领导、档案管理员如发生变动，请及时向档案馆报备，新档案管理员及时到档案馆接受培训。《河西学院档案分类设置、归档范围和保管期限表》（即档案三合一制度）已根据各单位、各部门提交的修改意见进行修改完善，还未对《河西学院部门档案分类设置、归档范围和保管期限表》中涉及本单位、本部门内容提出修改意见的，请按档案馆《关于对<河西学院档案分类设置、归档范围和保管期限表>（即档案三合一制度）征求意见的通知》要求，尽快提交档案馆，已提交的单位和部门也可以在收集、整理、归档过程中继续提交修改意见建议，以便档案馆切实做好学校档案“三合一”制度修订工作。

附件：1.河西学院部门档案分类设置、归档范围和保管期限表

2.各单位、各部门归档时间安排表

3.档案工作分管领导和档案管理员登记表

                                           档案馆

                                         2024年3月5日