为了做好实物类档案的整理、归档、保管工作，依据《河西学院档案管理办法》制定本细则。

一、归档原则

1.本细则所称的实物档案，是指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动以及各类重大活动、社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

2.实物档案实行分层管理的原则。凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门。

3.凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

4.凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明（档案目录），材料完整齐全。

二、归档范围

1.上级领导、社会名流和国内外友人为学校的题词（赠言）、贺信、签名手迹（签名簿）、赠送珍贵纪念品、字画等实物。

2.单位或个人在各类国内外公务活动中收受赠送的珍贵礼品、纪念品；校内外单位或个人自愿捐赠给学校的具有纪念意义或保存价值的各类物品。

3.学校及校内各单位获省部级以上奖励的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗等。

4.学校教职工个人代表学校所获省部级以上奖杯、奖状、荣誉证书、奖牌等实物档案的原件或复制件。

5.学校注册登记的各种证件，学校成立以来不同时期使用过的牌、匾，学校不同时期的证件和徽章。如：工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等。

6.学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章。

7.学校产品研发单位不同发展阶段所产生的产品样品。

8.反映学校历史面貌的其它具有保存价值的实物。

三、编制实物档案目录

为方便管理和利用，要对实物档案逐件登记编目，具体项目有档号、题名、时间、责任者、类别、数量、保管期限、互见号等。

档号：由档案馆统一填写；

题名：为实物档案的名称，如2015年度档案工作先进单位牌匾；

责任者：为颁发、授予、捐赠实物或产生实物的单位或个人；

时间：为实物形成或获得实物的时间；

类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、奖旗、奖状、奖杯、奖章、锦旗、牌匾、礼品、纪念品、工艺品、宣传品、字画、证件、徽章、印章、产品样品等；

数量：填写实物档案的数量；

保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年。一般将省部级以上荣誉档案划定为“永久”，其他实物档案根据实物的利用价值确定；

互见号：填写该实物档案相对应的照片号（由档案馆统一填写）。

四、归档要求与时间

1.上级领导、社会名流和国内外友人来校视察指导、参加活动中产生的题词（赠言）、签名手迹（签名簿）、赠送珍贵纪念品等实物，自实物形成或获得1月内，由承办活动和接待来宾部门负责移交档案馆归档。

2.单位或个人在各类国内外公务活动中收受赠送的珍贵礼品、纪念品；校内外单位或个人自愿捐赠给学校的具有纪念意义或保存价值的各类物品，自实物形成或获得1月内，由接收单位或接收代表所在部门负责移交档案馆归档。

3.校庆或其它重大活动中收到的礼品，主办部门在活动结束后1月内，编写礼品清单送校领导审阅，同时抄送档案馆存档，经鉴定需永久保存的珍贵礼品移交档案馆，其余礼品由主办部门保管或处理。

4.学校及校内各单位荣获省部级以上的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，一般于次年3月底前由获奖部门随获奖文件材料一并归档。

5.学校教职工个人所获省部级以上奖杯、奖状、荣誉证书、奖牌等由所在部门在当年年底前进行统计汇总，将汇总清单和奖杯、奖状、奖牌的数码照片及证书类档案复印件归档。教工也可采取自愿捐赠和委托管理的方式将实物档案的原件存放于档案馆。

6.学校不同时期使用的牌匾、证件、徽章等实物档案，自实物形成1月内，由经办或制作部门负责移交档案馆归档。

7.学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章，在印章停止使用后1月内，由学校办公室统一造册、截角，移交档案馆保存。

8.学校产品研发单位不同发展阶段所产生的产品样品，自实物形成1月内，由产品研发单位负责归档。

9.鼓励师生员工将属于个人所有但能够反映学校历史面貌、具有保存查考价值的实物档案向档案馆捐赠。对个人送交实物档案及各单位送交以往保留的实物档案，档案馆随时接收。

10.由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。

五、归档手续

移交单位、有关人员按照上述收集范围，整理实物档案，打印归档移交目录一式两份，连同实物档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

六、归档管理和利用

1.学校的实物档案由档案馆集中统一管理，配备专门的柜架妥善存放，采取有效措施确保安全。学校档案馆对收集和征集到的实物档案，将进行分类、整理、编号，视工作需要及时向全校提供使用。

2.实物档案实行开放利用，利用者持身份证等有效证件可予以观赏。实物档案一般不外借，确需借用按规定办理审批手续。

3.借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。如有遗失、污损或造成损失者，学校将按《档案法》规定追究责任。

附件：实物档案（移交）目录