根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《照片档案管理规范》（GB/T11821－2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），甘肃省委办公厅、甘肃省人民政府办公厅印发《甘肃省重大活动(事件)声像档案管理办法》（省委办发〔2002〕84号）等法律法规，结合学校实际，特制定本细则。
一、归档原则
1.凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体（照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带、磁盘、光盘等）和配套文字材料，均属声像档案材料。
2.声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法，利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
3.声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门，经批准可设分室，在业务上接受校档案馆的指导。
4.声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
5.要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理水平服务。
6.声像档案工作基础设施建设应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。
7.形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。
二、归档范围
（一）领导活动类
1.上级各级领导人来校视察工作所形成的声像材料
2.本校领导人在任期间的工作照，出访、参加重要会议等活动形成的声像材料
3.知名人士来校参观、视察形成的声像材料
4.本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料
（二）重大会议及重要活动类
1.本校历届党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等重大会议的开幕式、闭幕式，会议代表、领导讲话形成的声像材料
2.本校校庆、教师节等重大纪念、庆祝活动形成的声像材料
3.兄弟院校代表团来校活动形成的声像材料
4.更名揭牌、机构成立仪式形成的声像材料
5.其它有关党政活动中所形成的有重要意义的声像材料
（三）统战、宣传类
1.民主党派重要活动形成的声像材料
2.重要宣传活动形成的声像材料
3.记者来访形成的声像材料
（四）获奖类
1.出席省、市的先进集体、个人等获奖的声像材料
2.在学校各项活动中被评为校级先进集体、先进个人获奖的声像材料
3.在教学活动中获地市以上奖励的声像材料
4.在科研、科技开发、校办企业方面获奖的声像材料
（五）教学活动类
1.开学及毕业典礼，领导、来宾讲话、师生代表发言等活动场面的声像材料
2.国内外有影响的专家、教授、知名学者来校讲学形成的声像材料
3.本校知名教授、专家在教学活动中形成的声像材料
4.优秀毕业生答辩形成的声像材料
5.学生参加实习、社会实践、社会调查及各种竞赛活动形成的声像材料
6.历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片
7.其它有关教学活动中形成的有重要意义的声像材料
（六）科研学术类
1.重大科研课题评审、鉴定会场面的声像材料
2.本校举办的国际性、全国性和省级学术活动形成的声像材料。本校学术年会开幕式、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料
3.国内外著名教授、专家来校作学术报告的声像材料
4.参加省级以上科技成果展览的声像材料
5.学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料
（七）外事活动类
1.外国友人、各种代表团来校参观访问及赠送礼品的声像材料
2.与国外学校签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料
3.外籍教师在校教学、生活的声像材料
4.本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获得的声像材料
（八）校园建设类
1.学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、大楼、校牌等建筑物和校园风光照片、录像等声像材料
2.学校各个时期的的各项基建工程开工、奠基、落成典礼所形成的声像材料
3.记录校园重大事件、重大事故及其他异常情况和现象声像材料
（九）文体活动类
1.历届运动会的开幕式、闭幕式、运动员比赛的精彩场面和破本校纪录所形成的声像材料
2.各运动队参加省、市级以上体育运动会全体代表合影、破纪录、获奖等声像材料
3.大型文艺活动形成的声像材料
4.学生军训形成的声像材料
5.外单位来校的比赛、表演形成的声像材料
6.学校举办的书画、摄影、图片等展览形成的声像材料
7.各种文艺团体来校演出和本校文艺团体演出形成的声像材料
（十）产品、仪器设备类
1.本校研制、试制、生产的产品样照及使用情况的场面声像材料
2.价值10万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照
（十一）人物类
1.历任党委书记、校长及名人的声像材料
2.国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料
三、立卷与归档流程
（一）形成积累
1.宣传部新闻中心等声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。
2.声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。
3.各单位专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。
（二）声像档案的整理
1.照片的整理
（1）挑选照片。由于数码相机的普及，各立卷单位在每次重要活动、会议过程中通常都会拍摄大量的数码照片。因此，应挑选有代表意义的、反映活动、事件、会议发展过程、结果的照片进行归档，注意归档照片数量的控制。
（2）编制卷内目录
照片特别多时，以“组”为单位编写卷内照片目录；如果照片比较少时，以“张”为单位编写卷内照片目录。目录中各项目填写要求如下：
档号：由档案馆统一填写；
题名：填写每一组(张)照片的标题（按照不同事由以文件夹题名）；
摄影者：填写拍摄照片人的姓名；
时间：填写照片的拍摄时间，格式为“年月日”（如20080220）；
张数：填写本组照片的数量；
保管期限：依据声像类档案保管期限填写；
参见号：填写与本张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号（立卷单位不清楚可以不填）；
备注：填写大幅照片另存于其它地方等问题的说明。
（3）编写照片的文字说明。每一张照片根据不同情况写出文字说明，文字说明包括五要素：时间、人物、地点、事由、摄影者。其中“时间”要写全年月日；“人物”要写清姓名、身份和位次；“地点”要具体，必要时说明背景；“事由”要写明照片所反映活动的具体内容；“摄影者”写拍照的个人。其中，毕业生合影照归档时，各学院要按照毕业班级合影照片文字说明格式要求，将说明文字附照片背后，并与照片一起过塑后归档。
（4）上传电子照片及文字说明。所有归档数码照片及文字说明电子版通过登录档案馆网页“档案系统”上传，其上传方式和普通电子文件上传方式一致。单张数码照片文件分辨率应在1280×960像素以上（采用五百万像素以上），数码照片上传前应统一转换为JPEG格式。文件命名及格式如“省委书记X X X 同志来我校视察工作照片.Jpg ”、“省委书记X X X 同志来我校视察工作照片文字说明.doc ”；“河西学院X学院X专业X级X班X届毕业合影.Jpg” 、“河西学院X学院X专业X级X班X届毕业合影文字说明.doc”。
2.录音、录像的整理
（1）刻制光盘。录音、录像应经过简单编辑，并转换成统一的格式刻录在一张或几张光盘上。音频文件一般采用MP3或WAV格式，视频文件采用MPEG2或AVI格式。数据量小于700M时可以采用CD光盘，数据量大时应采用DVD光盘。刻录光盘时应选择“一次性写入”方式。光盘背面应采用油性笔标明光盘的内容。
（2）编制卷内目录
档号：由档案馆统一填写；
题名：应简明概括、准确反映光盘的基本内容（按照不同事由以文件夹题名）；
摄录人：填写摄录人的姓名；
摄录时间：填写录音、录像的录制时间，格式为“年月日”（如20080220）；
光盘数：本次录音、录像一套所含光盘数；
类别：填写“视频”或“音频”；
播放时间：本次录音、录像的播放时间，单位为分；
制作人：制作光盘的人员姓名；
制作时间：制作光盘的时间；
保管期限：依据声像类档案保管期限填写；
参见号：填写与录音、录像有密切联系的其他载体形式档案的档号（立卷单位不清楚可以不填）。
（3）编写录音、录像的文字说明。归档的每次活动、会议的录音或录像光盘都要写出文字说明，文字说明包括六要素：时间、人物、地点、事由、播放时长、摄录者。其中“时间”要写全年月日；“人物”要写清姓名、身份；“地点”要具体，必要时说明背景；“事由”要写明光盘所反映活动的具体内容；“播放时长”写录音、录像的播放时间；“摄录者”写摄录的个人。
（4）归档要求。每次活动、会议的录音、录像刻录在一张或几张光盘内，不同活动、会议的录音、录像不能刻录在同一张光盘内。光盘内文件命名及格式如“XXXX会议录音.MP3或WAV ”、“ XXXX会议录音文字说明.doc ”；“ XXXX会议视频.MPG或AVI”、“XXXX会议视频文字说明.doc”。
四、归档方法和时间
1.照片以宣传部新闻中心为主，拍摄后应将照片整理齐，写好说明文字，将电子版于每年的6月底前向档案馆归档。
2.毕业生合影照由二级学院负责，拍摄后按照毕业班级合影照片文字说明格式要求，将纸质和电子版整理好在当年的9月底前向档案馆归档。
3.其他部门拍摄的照片，整理后及时交本部门兼职档案员，由兼职档案员在本部门归档时向档案馆归档。
4.录音、录像以宣传部新闻中心为主，在录制后经整理编辑，按要求编制目录和文字说明，刻制光盘后，连同录音、录像带，在每年6月底前向档案馆归档。
5.其他部门形成的录音、录像带，经整理编辑，按要求编制目录和文字说明，刻制光盘后，连同录像、录音带，及时交本部门兼职档案员，由兼职档案员在本部门归档时向档案馆归档。
6.对无拍摄条件部门，可委托其它单位或个人代为拍摄制作的，受委托单位或个人不得将拍摄材料据为己有，应移交给主办单位，主办单位应注意资料收集，并整理归档。
五、保管和利用
1.存放声像档案的库房，应做到防火、防光、防盗、防潮、防高温、防虫等。录音带、录像带应放在专用柜内。
2.定期检查声像档案。录音带、录像带一般每隔半年重绕一次，如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、发霉、变质等现象，应及时采取措施加以补救。
3.声像档案未经鉴定和批准，不得私自消磁和涂改。如需复制，除形成部门外应办理批准手续。销毁声像档案，必须由学校档案馆和形成部门提出意见，并报学校校长办公会议批准。
4.档案馆按照学校档案利用制度，编制有关检索工具，积极提供利用，为学校的各项工作服务。
附件：1.照片档案卷内目录
2.录音、录像（光盘）档案卷内目录
3.照片、录音、录像文字说明（范例）
4.毕业班级合影照片文字说明格式
