根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、原国家教委办公厅《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合学校实际，特制定本细则。

一、归档原则

1.外事类档案是指：学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式载体的文件材料。

2.外事档案必须由校档案馆集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.外事档案是外事管理工作的重要组成部分，是衡量学校外事管理水平的重要标准之一，外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校外事部门人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4.学校外事部门分管档案的领导和专(兼)职档案员要认真做好外事档案的收集、整理和归档工作。

二、归档范围

（一）归档范围及责任单位

1.归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会具有参考和凭证作用。

2.归档的外事材料必须反映外事管理、外事活动的内容和全过程，保证其完整、准确、系统。

3.归档的外事材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

4.归档的主要内容包括综合管理、出国留学（公费、自费）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。具体范围见《河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》中“外事类”归档范围。

5.本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章，可存原件或复印、影印件存档；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

6.学校对外交流合作处为外事类档案的具体责任单位。

（二）不归档范围

1.上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；

2.未定稿的各种文件；

3.未生效的合同、协议书；

4.无查考利用价值的一般性、临时性函件；

5.重份文件，校内各单位发来的文件；

6.与校外单位交换来的材料。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.学校对外交流合作处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与以上工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案馆移交。

2.凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后一个月内将在国（境）外各项活动中形成的材料送外事管理部门验收，取得证明之后，财务部门方可准予报账结算。

3.归档的外事文件材料应保持字迹工整、图样清晰、格式统一、签字手续完备。

（二）整理组卷

1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

2.在来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质分类组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列。

3.除与文字材料密不可分者外，其余电子文件声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，按照相关门类档案归档实施细则管理。

4.案卷编目

（1）卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应用铅笔从“1”开始编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。如果一卷的页数超过200页（A4单面）/400页（A4双面），超过100页（A3单面）/200页（A3双面），请将此卷分成两卷或多卷，每卷单独编页。

（2）卷内目录的编制

序号：应依次标注卷内文件排列顺序；

文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；

责任者：应填写文件形成者或第一责任者；

文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内

容拟写题名；

日期：应填写文件形成的时间-年、月、日；

页数：应填写每件文件总页数；

备注：可根据实际填写需注明的情况。

（3）案卷封面的编制（先草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后正式打印案卷封面）

案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容；

立卷单位：应填写负责组卷部门或单位；

起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）；

保管期限：依据外事类档案保管期限填写；

密级：应填写卷内文件的最高密级；

档号：移交后由档案馆统一填写。

（4）卷内备考表

卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期：归档文件检查完毕的日期。

5.案卷装订要求：拆除卷内文件材料的金属物，对破损的和无装订边的文件材料进行修补，每份文件用不锈钢备用夹装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。对幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。

6.卷内目录应放在卷内材料首页，备考表放在卷内材料尾页之后。

四、归档时间

外事类档案在次年4月底前归档。

五、归档要求

1.要求归档文件齐全完整，装订整齐美观。卷内目录、备考表等填写清晰，无缺漏，标题精炼，能揭示案卷内容。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门必须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.学校外事部门在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子全文通过登录档案馆网页“档案系统”上传。打印归档移交目录一式两份，连同归档卷内目录及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：1.归档移交目录

2.归档文件目录

3.备考表