根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、原国家教委办公厅《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合学校实际，特制定本细则。

一、归档原则

1.出版物类档案是指：本校自行编辑出版的学报、报纸和其他学术刊物的审稿单、原稿、样书等。

2.出版物类档案实行集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.出版物类档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是高等学校档案的重要组成部分。出版物类档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入出版编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。

4.出版物类档案必须严格实行部门立卷归档的制度。学报编辑部、宣传部和有出版刊物的各单位，要有一位负责人分管出版物类档案工作，并确定专(兼)职档案员认真做好出版物类档案的收集、整理和归档工作。

二、归档范围

（一）归档范围及责任单位

1.归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的出版类文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的出版类文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

4.归档的主要内容包括出版管理的文件材料、出版物的编审、出版等方面的内容。具体范围见《河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》中“出版类”归档范围。

5.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，尤其是出版物本身。

6.学校学报编辑部、宣传部和有出版刊物的各单位为出版物类档案的具体责任单位。

（二）不归档范围

1.上级机关有关出版的普法（非专指高校）、不办的文件；

2.未生效的合同、协议书；

3.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

4.重份文件及校内单位发来的文件

5.无查考价值的事务性、临时性函件；

6.校外单位交换来的材料。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集、整理放入材料积累袋内，保证材料的完整、准确、系统。

2.出版物出版后，责任编辑必须将应归档的材料加以整理，拟写标题，编好卷内目录，连同原稿、书(期刊、校报)样，交由本单位的兼职档案员保管。

（二）整理组卷

1.期刊。以期刊名称立卷，一般一期刊物及其审核单、原稿组成一卷，出版本在前，审核单、原稿在后。注意分清年代，不可混年立卷。

2.校报。按年度立卷，可按时间顺序(如年、季或月)和重要程度，把稿件分别立卷，出版本可按时间顺序订成合订本。

3.跨年度的出版文件材料，在出版的年度立卷。

4.案卷编目

（1）卷内文件页号的编写

卷内管理类文件有书写内容的页面均应用铅笔从“1”开始编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。如果一卷的页数超过200页（A4单面）/400页（A4双面），超过100页（A3单面）/200页（A3双面），请将此卷分成两卷或多卷，每卷单独编页。

（2）卷内目录的编制

序号：应依次标注卷内文件排列顺序；

文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；

责任者：应填写文件形成者或第一责任者；

文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；

日期：应填写文件形成的时间-年、月、日；

页数：应填写每件文件总页数；

备注：可根据实际填写需注明的情况。

（3）案卷封面的编制（先草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后正式打印案卷封面）

案卷题名：以刊名加刊期为标题；

立卷单位：应填写负责组卷部门或单位；

起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）；

保管期限：依据出版类档案保管期限填写；

密级：应填写卷内文件的最高密级；

档号：由档案馆统一填写。

（4）卷内备考表

卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期：归档文件检查完毕的日期。

5.案卷装订要求：出版物类档案内的原稿，均须除去金属物，修补破损处，用不锈钢备用夹装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。

6.卷内目录应放在卷内材料首页，备考表放在卷内材料尾页之后。

四、归档时间

出版物类档案在次年4月底前归档。

五、归档要求

1.移交的出版物文件材料应完整、齐全、符合要求。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门必须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.出版、编辑部门在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子全文通过登录档案馆网页“档案系统”上传。打印归档移交目录一式两份，连同归档卷内目录及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：1.归档移交目录

2.归档文件目录

3.备考表