根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、国家质量技术监督局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）等法律法规，结合学校实际，制定本细则。

一、归档原则

1.产品生产档案是指学校在产学研过程中形成的文件材料、样品和样品照片、录像、实物等。

2.学校产品生产档案是产学研活动的真实记录，是科学技术和生产力，是学校的财富，必须实行统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3.产品研发单位要认真贯彻执行有关档案工作的规定，把技术文件材料形成、积累、立卷、归档工作纳入有关人员的岗位职责。

4.产品研发单位应配备相应兼职档案员，统一管理本单位设计、试制、生产和销售产品过程中直接形成的文件材料，定期整理，按时向学校档案馆移交档案。

二、归档范围及责任单位

1.归档的科技开发与产品生产材料，必须对学校和社会的当前和长远有参考、凭证作用，有史料和研究价值。

2.归档的科技开发与产品生产材料，必须反映产学研活动以及产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的产品生产文件材料，必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。

4.归档的主要内容包括科技开发和产品生产中的综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等方面。具体范围见《河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》中“产品类”归档范围。

5.归档的重点是经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性材料。

6.学校微藻中心为产品生产类档案的具体责任单位。

三、立卷与归档流程

1.产品生产档案立卷时，应按文件材料的自然形成规律，保持有机联系。按时间顺序系统排列或按文件形成的规律，原则上相同内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放，一个项目的文件材料少时，文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。

2.归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良，图纸幅面大小要按国际统一格式，图纸签字手续完备。

3.卷内文件材料正文在前，附件在后排列，文字材料的原稿和正文在一起，正文在前，原稿在后，重要材料原件上有圆珠笔字迹的要复制，复制后按原件在前，复制件在后排列。

4.案卷编目

（1）卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应用铅笔从“1”开始编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。如果一卷的页数超过200页（A4单面）/400页（A4双面），超过100页（A3单面）/200页（A3双面），请将此卷分成两卷或多卷，每卷单独编页。

（2）卷内目录的编制

序号：应依次标注卷内文件排列顺序；

文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；

责任者：应填写文件形成者或第一责任者；

文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；

日期：应填写文件形成的时间-年、月、日；

页数：应填写每件文件总页数；

备注：可根据实际填写需注明的情况。

（3）案卷封面的编制（先草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后正式打印案卷封面）

案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容；

立卷单位：应填写负责组卷部门或单位；

起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）；

保管期限：依据产品类档案保管期限填写；

密级：产品技术负责人对归档的案卷要拟定密级，应填写卷内文件的最高密级；

档号：由档案馆统一填写。

（4）卷内备考表

卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期：归档文件检查完毕的日期。

5.案卷装订要求：拆除卷内文件材料的金属物，对破损的文件材料要进行修补，每份文件用不锈钢备用夹装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。图件按A4图纸规格折叠成手风琴式，图名、图签折在外面，图纸一律平放或卷放，不能折叠。

6.卷内目录应放在卷内材料首页，备考表放在卷内材料尾页之后。

7.与产品生产档案配套的照片、底片、录音带等，参照《河西学院声像类档案管理实施细则》的要求管理。

四、归档时间

产品生产档案在次年4月底前归档。

五、归档要求

1.要求归档文件齐全完整，装订整齐美观。卷内目录、备考表等填写清晰，无缺漏，标题精炼，能揭示案卷内容。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.产品生产部门在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子全文通过登录档案馆网页“档案系统”上传。打印归档移交目录一式两份，连同归档卷内目录及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：1.归档案卷移交目录

2.卷内文件目录

3.案卷封面

4.备考表