根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、原国家教委办公厅《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、国家质量技术监督局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）等法律法规，结合学校实际，就《河西学院仪器设备档案管理办法》实施，制定本细则。

一、归档原则

1.仪器设备类档案是指：学校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

2.仪器设备档案是仪器设备在接收、使用、维修和改进工作中的真实记录，是国家的重要技术储备，是重要的科技信息资源，必须实行集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.学校设备管理部门在布置、检查、总结、验收设备工作的同时，要布置、检查、总结、验收设备档案的归档工作。

4.仪器设备类档案须严格实行部门立卷归档制度。学校档案馆、设备管理部门、招标部门、设备使用单位分管档案的领导和专(兼)职档案员要认真做好仪器设备类档案的收集、整理和归档工作。

5.价值10万元以上的大型或较大型设备文件材料由学校档案馆负责归档，价值10万元以下的设备文件材料由设备使用单位负责归档。

二、归档范围

（一）归档范围及责任单位

1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的仪器设备文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4.归档的是价值在10万元以上的仪器、设备。若文件材料有一式两套，一套归档、一套随机使用。若仅有一套、使用部门又确需经常使用的，由使用单位复制一套，原件存档，复制件随机使用。

5.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等。具体范围见《河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》中“设备类”归档范围。

6.设备档案中的声像材料（包括照片、底片、录音带、录像带等），参照《河西学院声像类档案归档实施细则》的要求管理。

7.凡是需要归档的仪器设备文件材料，都应当图样清晰、字迹工整、装订整洁，必须用钢笔书写，不得使用铅笔、红水笔、圆珠笔、复写纸和其他易褪色的书写材料书写、绘制。

8.学校国有资产管理处、招标办、设备使用单位为仪器设备类档案的具体责任单位，要按照各自归档范围做好设备文件的收集、整理和归档工作。

（二）不归档范围

1.上级普发（非专指高校）、不办的文件；

2.未定稿的管理性文件材料；

3.未生效的合同、协议书；

4.重份文件及校内单位发来的文件

5.无查考价值的一般性函件；

6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.国有资产管理处负责收集、整理设备从申购到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件，过程结束后移交档案馆。

2.招标办负责收集、整理设备申购过程中的招投标文件，过程结束后移交档案馆。

3.设备使用单位负责收集、整理设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用、维修、改造记录等文件材料，过程结束后移交档案馆。

4.档案馆负责指导、监督、协助国有资产管理处、招标办、设备使用单位做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作。

5.在仪器、设备验收时，设备使用单位将整理后的设备文件材料报送档案馆验收，档案馆验收合格后在设备验收报告上盖“归档材料已归”章。未在设备验收报告上盖有档案馆“归档材料已归”章的，国有资产管理处不予办理相应手续。

（二）整理组卷

1.根据设备文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每项设备的文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一卷或若干个案卷。

2.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理好后，放在每项设备文件材料的前面，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

3.案卷编目

（1）卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应用铅笔从“1”开始编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。如果一卷的页数超过200页（A4单面）/400页（A4双面），超过100页（A3单面）/200页（A3双面），请将此卷分成两卷或多卷，每卷单独编页。

（2）卷内目录的编制

序号：应依次标注卷内文件排列顺序；

文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；

责任者：应填写文件形成者或第一责任者；

文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；

日期：应填写文件形成的时间-年、月、日；

页数：应填写每件文件总页数；

备注：可根据实际填写需注明的情况。

（3）案卷封面的编制（先草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后正式打印案卷封面）

案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容；

立卷单位：应填写负责组卷部门或单位；

起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）；

保管期限：依据设备类档案保管期限填写；

密级：应填写卷内文件的最高密级；

档号：由档案馆统一填写。

（4）卷内备考表

卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期：归档文件检查完毕的日期。

4.案卷装订要求：拆除卷内文件材料的金属物，对破损的文件材料要进行修补，每份文件用不锈钢备用夹装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

5.卷内目录应放在卷内材料首页，备考表放在卷内材料尾页之后。

四、归档时间

仪器设备类档案在完成验收后3个月内归档。

五、归档要求

1.要求归档文件齐全完整，装订整齐美观。卷内目录、备考表等填写清晰，无缺漏，标题精炼，能揭示案卷内容。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.国有资产管理处、招标办、设备使用单位在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子全文通过登录档案馆网页“档案系统”上传。打印归档移交目录一式两份，连同归档卷内目录及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

3.《河西学院仪器设备档案管理办法》（院办发〔2017〕31号）与此细则不一致的按此细则办理。

附件：1.归档案卷移交目录

2.卷内文件目录

3.案卷封面

4.备考表