根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4 号）、国家档案局《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）、国家质量技术监督局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008），甘肃省档案局、甘肃省发改委、甘肃省建设厅《甘肃省建设项目竣工档案专项验收办法》（甘档发〔2006〕70号）等法律法规，结合学校实际，特制定本细则。

一、归档原则

1.基本建设类档案是指：学校在每个建设项目从酝酿、决策到建成交付使用的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括项目的提出、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用、维护、改建、扩建等活动中形成的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式载体的文件材料。

2.基本建设档案实行集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.基本建设档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

4.基本建设档案必须严格实行部门立卷归档制度。学校基建部门负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目

文件。在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。

5.建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本细则的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

二、归档范围

（一）归档范围及责任单位

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统、与建筑物完全一致并具有成套性。

3.归档主要内容包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、生产技术设备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面。具体范围见《河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》中“基建类”归档范围。

4.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

5.学校基建处为基本建设类档案的具体责任单位。

（二）不归档范围

1.上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；

2.正式施工前的草图，未定型图纸；

3.重份文件和重份图纸；

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.基建处要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人

员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2.项目准备阶段。建设单位（学校基建等部门）负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向基建处提交有关设计基础资料和设计文件。

3.项目施工阶段。项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。

建设单位（学校基建等部门）委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

4.项目试运行阶段。试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文

件；项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务

管理中形成的文件。

5.基建处应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成质量关。使用基建文件材料过程中不允许随便更改文件材料内容，如有更改，必须填写变更通知单，并履行审批手续。

6.归档的底图，其格式须按国家制图标准绘制完成；归档的蓝图，其规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

7.基建处要定期检查、绘制学校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网 图，并移交档案馆。

（二）整理组卷

1.基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建处档案工作负责人组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2.组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求；与工程关系密切的管理性文件应列入工程档案中进行组卷；组卷应根据每项文件的多少组成一卷或多卷，管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷；独立成册、成套的项目文件，应保持其原样，不得拆散重新组卷。

3.项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

4.案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

5.卷内文件排列

（1）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

（2）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

（3）监理文件按建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

（4）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

（5）竣工图按专业、图号排列。

（6）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

6.竣工图的编制

（1）工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、

整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和鉴证等，制好竣工图。

（2）竣工图必须做到规格统一、图面整洁、字迹清楚、数字不得涂改、不

得用普通红蓝铅笔、圆珠笔或其它易退色的墨水绘制。

（3）竣工图必须加盖“竣工图”图章，除按图章签字齐备外，每份必须有施工行政和技术负责人审核签名，由上级技术负责人审批并写明开工、竣工，编制完成日期和总册数、本册号、张数。

（4）竣工图一律用新的施工蓝图。凡按图施工的，由施工单位加盖“竣工图”图章，变更较少的可在施工图上进行修改，将更改部分用绘图墨绘制清楚，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“施工图”图章后，即作为竣工图，若有重大的设计变更，应重新按变更情况绘制竣工图，并说明变更原因，在新图上加盖“竣工图”图章，作为竣工图。

7.基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图大于卷盒时，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，图面朝里，减少对图样的磨损，采用折角方式将图标露在右下角。

8.案卷编目

（1）卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应用铅笔从“1”开始编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角；图样的页号编写在右上角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。如果一卷的页数超过200页（A4单面）/400页（A4双面），超过100页（A3单面）/200页（A3双面），请将此卷分成两卷或多卷，每卷单独编页。

（2）卷内目录的编制

序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

文件编号：应填写文件文号或图样图号，或设备、项目代号；

责任者：应填写文件形成者或第一责任者；

文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；

日期：应填写文件形成的时间-年、月、日；

页数：应填写每件文件总页数；

备注：可根据实际填写需注明的情况。

（3）案卷封面的编制（先草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后正式打印案卷封面）

案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容；

立卷单位：应填写负责组卷部门或单位；

起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位

数字）；

保管期限：依据基建类档案保管期限填写；

密级：应填写卷内文件的最高密级；

档号：移交后由档案馆统一填写。

（4）卷内备考表

卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期：归档文件检查完毕的日期。

9.案卷装订要求：卷内材料一律拆掉金属物，每份文件用不锈钢备用夹装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。图纸可不装订，但同一项目应统一。

10.卷内目录应放在卷内材料首页，备考表放在卷内材料尾页之后。

四、归档时间

基建类档案在项目正式通过竣工验收后3个月内归档。

五、归档要求

1.要求归档文件齐全完整，装订整齐美观。卷内目录、备考表等填写清晰，无缺漏，标题精炼，能揭示案卷内容。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门须进一步整理至符合要求才能移交归档。

2.学校基建部门在向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档，案卷目录、卷内目录及电子全文通过登录档案馆网页“档案系统”上传。打印归档移交目录一式两份，连同归档卷内目录及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字，办理归档手续。移交目录签字后双方各执一份存查。

六、档案补充与修改

1.基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，应随时整理，向档案馆补充归档。

2.对已归档的基建文件材料需要更改时，必须经基建处档案工作负责人同意，并填写更改审查清单，未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

3.档案馆对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多时，可归入相关案卷并填写目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

附件：1.归档案卷移交目录

2.卷内文件目录

3.案卷封面

4.备考表