根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6 号）、国家质量技术监督局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）等法律法规，结合学校实际，特制定本细则。

一、归档原则

1.科研类档案是指：列入上级主管部门和学校计划的科研项目（课题），或以我校为主的科研项目（课题），从项目的申请到取得研究成果、进行验收、申报奖励和推广应用的全部过程中形成的具有利用和保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

2.科研档案实行集中统一管理，以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，实行“三纳入”、“四同步”管理，即纳入科研计划、规划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围之中；下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收科研成果与验收科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

4.学校科研部门分管档案的领导和专(兼)职档案员须认真做好科研档案的收集、整理和归档工作。

二、归档范围

（一）归档范围及责任单位

1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有查考价值和凭证作用。

2.归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4.几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位，如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的案卷目录提供给主持单位。

5.与国外合作的研究课题经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

6.归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结验收、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见《河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》中“科研类”归档范围。

7.归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

8.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档，并附有关说明材料。

9.学校科技处为科研类档案的具体责任单位。

（二）不归档范围

1.上级有关科研的普发性（非专指高校）、不办的文件；

2.上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

3.未按科研管理程序列入计划、未经验收和不计工作量的个人项目；

4.重份文件；

5.无查考利用价值的临时性、事务性文件；

6.非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

7.校内其他单位发来的文件；

8.与校外单位交换来的材料。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

2.学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

3.档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

（二）整理组卷

1.课题完成后，由本课题组负责人主持立卷，兼职档案员将积累的全部文件材料按要求组织整理好“科研准备工作卷”和“研究实验工作卷”两部分材料，经验收合格并向科技处办理材料归档手续后，才能申请验收或专家评审。课题通过验收后一个月内，应向科技处办理“总结验收卷”的材料归档手续。未办妥文件材料归档移交手续，不予进行科研成果登记与报奖。如有“申报奖励、专利工作卷”、“推广应用工作卷”的文件材料，课题组也应随后及时向科技处归档。

2.内容不可分的科研文件材料按以下要求排列，正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

3.课题组组织归档前的鉴定工作，对有密级要求的，提出密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理。

4.案卷编目

（1）卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应用铅笔从“1”开始编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。如果一卷的页数超过200页（A4单面）/400页（A4双面），超过100页（A3单面）/200页（A3双面），请将此卷分成两卷或多卷，每卷单独编页。

（2）卷内目录的编制

序号：应依次标注卷内文件排列顺序；

文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；

责任者：应填写文件形成者或第一责任者；

文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；

日期：应填写文件形成的时间-年、月、日；

页数：应填写每件文件总页数；

备注：可根据实际填写需注明的情况。

（3）案卷封面的编制（先草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后正式打印案卷封面）

案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容；

立卷单位：应填写负责组卷部门或单位；

起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）；

保管期限：依据科研类档案保管期限填写；

密级：应填写卷内文件的最高密级；

档号：由档案馆统一填写。

（4）卷内备考表

卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期：归档文件检查完毕的日期。

5.案卷装订要求：拆除卷内文件材料的金属物，对破损的文件材料要进行修补，每份文件用不锈钢备用夹装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。

6.卷内目录应放在卷内材料首页，备考表放在卷内材料尾页之后。

四、归档时间

1.科研类档案在通过验收后2个月内归档。

2.中断、停止的研究课题，在课题中断、停止后2个月内归档。

五、归档要求

1.归档的科研文件材料必须字迹工整、内容详实、格式统一、图样清晰、签审手续完备。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门必须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.科研管理部门向档案馆归档时，要将纸质档案和相应的电子档案一并归档。案卷目录、卷内目录及电子全文通过登录档案馆网页“档案系统”上传。打印归档移交目录一式两份，连同归档卷内目录及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：1.归档案卷移交目录

2.卷内文件目录

3.案卷封面

4.备考表