根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔1987〕教办字 016 号）等法律法规，结合学校实际，特制定本细则。

一、归档原则

1.教学类档案是指：凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2.教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点，是教学活动的真实记录和信息。

3.教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

4.教学档案实行“三纳入”、“四同步”管理，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任；布置、检查、总结、验收各项教学工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

5.教学管理和教学业务部门须明确一名分管档案工作的负责人和配备一名或多名专（兼）职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案馆移交。

二、归档范围

（一）归档范围及责任单位

1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持材料的有机联系，符合教学管理和教学实践活动材料的成套性特点。

3.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、教材、评估督导、学位、学生工作、毕业生工作、继续教育等方面。具体范围见《河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》中“教学类”归档范围。

4.教学档案中少数不属永久保存的资料类目，如本科生毕业论文、实习报告等可由院（系）自行保存，学校档案馆只按一定的比例择优接收。

5.学校教务处、教学评估督导处、学位管理与研究生处、学生处、就业指导中心、继续教育学院、各二级学院均为教学档案的立卷、归档单位，分别对本部门承办完毕的各种教学文件材料进行收集、汇总、整理组卷按规定向档案馆移交。

（二）不归档范围

1.上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件

2.上级有关教学的未定稿的文件

3.重份文件

4.无查考利用价值的事务性临时性文件

5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件

6.校内其它单位发来的文件

7.与校外单位交换来的材料

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

各教学管理和教学业务部门专（兼）职档案员根据教学文件材料形成规律，按“教学类”归档范围积累教学文件材料，并定期整理。教务处、档案馆随时检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

（二）整理组卷

1.坚持教学文件材料形成部门立卷归档原则。由各教学管理部门和教学业务部门专（兼）职档案员负责将积累的文件材料按组卷原则整理完毕后向档案馆归档。

2.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。新生入学登记表、学籍表、学生成绩表、学位审批表、毕业生登记表等材料以班为单位组卷，录检表、新生名单、毕业生派遣花名册等材料以年级为单位组卷。

3.卷内文件排列。教学综合管理文件，其卷内文件材料按照重要程度和时间顺序排列，卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批复在前、请示在后的顺序排列。新生入学登记表、学生成绩表、学籍表、录检表、新生名单等材料，以班级、专业为单位，按学号、姓名排序。

4.案卷编目

（1）卷内文件页号的编写

按顺序用铅笔编排连续页号，无论单面或双面只要有文字，从“1”开始，均应一面编写一个页号。正面编写在右上角，背面编写在左上角，空白页面不编号。单面标注在文件正面右上角空白位置。如果一卷的页数超过200页（A4单面）/400页（A4双面），超过100页（A3单面）/200页（A3双面），请将此卷分成两卷或多卷，每卷单独编页。

（2）卷内目录的编制

归档的各类材料必须要有卷内目录，教学综合管理文件的卷内文件目录按以下项目录入：

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加［］号。

日期：文件的形成时间。

页号：卷内文件起始页的编号。

以学生年级、届次归档的学生成绩表、学籍表等材料的卷内文件目录，以专业、班级为单位，按学号、姓名排序，编排连续页号，编制卷内目录。

（3）案卷封面的编制（先草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后正式打印案卷封面）

案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容；

立卷单位：应填写负责组卷部门或单位；

起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间-年、月、日（年度应填写四位数字）；

保管期限：依据教学类档案保管期限填写；

密级：应填写卷内文件的最高密级；

档号：由档案馆统一填写。

（4）卷内备考表

卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

整理日期：归档文件整理完成日期。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

检查日期：归档文件检查完毕的日期。

5.案卷装订要求：归档的教学档案材料大小均为A4，大纸张的文件要折叠成A4大小。卷内材料一律拆掉金属物，对破损的文件材料应进行修补。所有归档的卷内每份文件材料(新生入学登记表、学籍表、学生成绩表、学位审批表、毕业生登记表等材料以班为单位；录检表、新生名单、毕业生派遣花名册等材料以年级为单位)用不锈钢备用夹装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。

6.卷内目录应放在卷内材料首页，备考表放在卷内材料尾页之后。

四、归档时间

教学综合管理文件次年4月底前归档，录检表、新生入学登记表、学生学籍表、成绩表、学位审批表、毕业生登记表、毕业生派遣花名册等在当年12月前归档。

五、归档要求

1.归档的教学文件材料必须是原件（定稿）。做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一。项目填写完整、字迹工整、图像清晰、签字盖章手续完备。组卷科学合理，文件排列有序。凡不符合归档质量要求的案卷，立卷部门必须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.教学档案的立卷、归档部门在向档案馆归档时，必须纸质文件材料与相应的电子文件材料同步归档，案卷目录、卷内目录及电子全文通过登录档案馆网页“档案系统”上传。打印归档移交目录一式两份，连同归档卷内目录及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：1.归档移交目录

2.归档文件目录

3.备考表