根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）、国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）、甘肃省《归档文件整理规则》（甘档发〔2017〕28号）实施细则，结合学校实际，特制定本细则。

一、归档原则

1.文书类档案是指：学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各单位、各部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理、人事管理、行政管理的文件材料。

2.凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属文书档案。

3.文书档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于档案开发利用。

4.文书档案文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

5.文书档案的归档工作实行“三纳入”：纳入学校各单位、各部门的规划和计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

6.学校各单位、各部门须有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名或多名专（兼）职档案员统一负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

二、归档范围

（一）归档范围及责任单位

1.反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2.学校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3.学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4.其他对学校工作具有查考价值的文件材料。

5.学校各单位、各部门均为立卷归档单位。负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档、移交等工作。

（二）不归档范围

1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

2.学校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，学校负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三、归档流程

（一）收集应归档文件

各归档部门严格按照《河西学院部门档案类目设置、归档范围和保管期限表》中“党群类”、“行政类”归档范围做好文件材料收集工作。

（二）归档文件的组件

1.归档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件；

2.正文、附件为一件（附件不超过200张）；

3.上级来文及其办理结果材料为一件；

4.文件正本与定稿为一件；

5.转发文与被转发文为一件；

6.原件与复制件为一件；

7.正本与翻译本为一件；

8.中文本与外文本为一件；

9.报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

10.简报、周报等材料一期为一件；

11.会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本或多本的，以一本为一件；

12.来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

13.有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（三）件内文件排序

1.正文在前，附件在后；

2.正本在前，定稿在后；

3.转发文在前，被转发文在后；

4.原件在前，复制件在后；

5.不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

6.来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

7.有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

（四）归档文件的装订

1.归档文件统一按“件”进行装订。

2.装订文件之前，应先检查其是否齐全完整。有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予修整，有字迹模糊或易褪变的应予恢复或复制，重要的传真件必须复制。纸张大于A4标准的应按A4标准进行折叠或裁切，纸张小于A4的使用A4纸张进行背贴。在进行上述工作的同时，应剔除多余的重份文件和不必要的复制件。

3.装订文件时尽量把四边都取齐，页面大小不统一时至少把左边与下边分别对齐。所有归档的每件材料一律拆掉金属物，用不锈钢备用夹装订，统一采用在距左侧边沿1.2厘米、距上下边沿7厘米处装订。请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。

4.本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、介绍信存根、报表、名册等，可以保持原貌，不再拆开重新整理。

（五）归档文件的分类

各归档部门参照“党群类”、“行政类”归档范围及保管期限表，将归档文件材料依照保管期限—年度进行分类。其具体操作方法是：第一步，把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度。

（六）归档文件的排列

1.文件一般按分类、形成时间或文号的先后顺序排列。

2.同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度进行排列。

3.不同事由、不同事件、不同问题的文件材料，按事由、事件或问题结束的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列。

4.会议文件、统计报表等成套性文件材料应分别集中排列在一起。

（七）归档文件编页号

所有文件按要求整理、分类、排列完毕之后，应进行页号编写：

1.以“件”为单位用铅笔编写页号，也就是每份文件均以“1”开始编起，件与件之间不连续编写页码。

2.页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角，空白页面不编号。单面标注在文件正面右上角空白位置。

3.如果一件文件的页数超过200页（A4单面）/400页（A4双面），超过100页（A3单面）/200页（A3双面），请将此件分成两件或多件，每件单独编页。

4.一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。

5.文件材料已印制成册并编有页码的，且文件原有页码与拟编制页码相同的，可以保持原有页码不变，不再重复编页。

（八）编制归档文件目录

凡归档文件在整理编号完毕之后即根据相应排列顺序编制归档文件目录。归档文件应按照序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录使用A4幅面，页面横向设置，Excel表格形式进行编制。具体编制要求如下：

1.序号：为同年度、同期限下归档文件的顺序号。

2.档号：档号由档案馆统一编制。

3.文号：为文件的发文字号，不能省略。没有文号的，不用标识。

4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可使用规范简称。

5.题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容需加方括号“[ ]”。

6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20160809。

7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

8.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

9.备注：注释文件需说明的情况。

（九）备考表

1.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2.整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

3.整理日期：归档文件整理完成日期。

4.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

5.检查日期：归档文件检查完毕的日期。

四、归档时间

学校各部门应当在次年4月底前归档。

五、归档要求

1.归档文件应齐全完整、纸质优良、符合规范，字迹清楚，印章清晰。严禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、蓝色复写纸起草、修改、复写文件。凡不符合归档质量要求的归档文件，归档部门必须加工处理至符合要求才能移交归档。

2.学校各部门在向档案馆归档时，必须纸质文件材料与相应的电子文件材料同步归档，归档文件目录及电子全文通过登录档案馆网页“档案系统”上传。打印“归档移交目录”一式两份，连同“归档文件目录”及纸质档案一并移交档案馆，经清点无误、验收合格后，交接双方在移交目录上签字盖章，办理归档手续。移交目录双方各执一份存查。

附件：1.归档移交目录

2.归档文件目录

3.备考表