为加强学校档案工作规范化管理，提高档案工作服务学校改革发展、服务师生的能力和水平，根据教育部《高等学校档案管理办法》《甘肃省档案工作规范化管理办法》，省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》，省档案局、省教育厅《关于加强和改进新形势下高等院校档案工作的意见》和全省档案工作会议精神，结合学校实际，提出如下意见：
一、提高认识，加强领导，充分认识档案工作的重要意义，进一步完善档案工作体制机制
1.强化档案工作重要性的认识。档案是学校各项事业和师生员工各方面工作的真实记录，是高等教育事业发展中的基础性工作之一。做好新时期新形势下的档案工作，对于推动学校教育教学质量的提升和又好又快科学发展、维护校园安全稳定和师生合法权益、提高学校管理能力和治理水平具有重要意义。各单位、各部门要从战略的高度提高对学校档案工作重要性和必要性的认识，进一步增强做好学校档案工作的责任感和使命感，推动学校档案工作健康可持续发展，为实现学校“十三五”发展目标，提供强有力的支撑。
2.切实加强对档案工作的领导。各单位、各部门要切实加强对档案工作的领导，部门负责人是档案工作第一责任人，同时，要确立一名分管档案的领导和兼职档案管理员，负责档案的收集、整理和移交，配合档案馆做好归档工作，维护档案的完整与安全。要把档案工作列入议事日程，每半年听取工作汇报并例行检查。同时，对本部门的兼职档案员加强管理、培养培训。
3.进一步完善档案工作体制机制。坚持完善党委领导、行政主抓，档案部门归口负责，单位（部门）落实的档案工作机制。将档案工作纳入学校发展规划和年度工作要点，纳入年度考核、检查评估、专项督查的内容，及时研究部署和协调解决档案工作中的重大问题，落实人员编制、档案库房、档案事业发展所需设备以及经费，确保学校档案工作顺利开展，与学校各项事业同步发展。建立健全档案管理规章制度以及由各单位（部门）分管档案工作领导及兼职档案员组成的档案管理网络体系。进一步健全学校档案工作协调机制，各相关单位要分工明确、各司其职、密切配合，形成合力。档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对各单位、各部门档案管理工作进行指导和监督。各单位、各部门要做好本部门档案材料的收集、整理、归档工作，落实好“场所、设施、人员、制度”等要求，并按照规定向学校档案馆及时完整移交档案，切实做到应归尽归。任何单位和个人不得将档案据为己有或拒绝归档。各单位、各部门的档案工作，纳入学校中层领导班子年度考
核内容。
二、打好基础，强化管理，建立健全多领域全覆盖的档案资源体系
4.健全完善归档制度。高校档案文件材料的归档范围涉及党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等 11 个大类。按照国家档案局 8 号令要求，进一步完善细化各门类文件材料归档范围和保管期限，明确归档部门及归档时限要求，严格执行文件材料归档制度。各单位、各部门分管领导和兼职档案人员应认真履行职责，按照归档要求切实把从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的、具有保存价值的各种类型、各种体裁形式的 11 大类文件材料收集齐全完整，按照高校档案整理标准规范分类、整理、归档。尤其要强化电子文件、影像照片、文（实）物（包含证章、奖杯奖状、书画、公务礼品等）等材料的归档。撤并单位的档案工作，由新单位（或业务主管部门）牵头组织实施规范整理、移交工作。对学校对外合作中产生的档案，一并由其主管部门或者主要参加单位建立和移交档案资料。
5.加强档案收集整理力度。对学校的重要活动、重大事项、重要科研项目和重点建设项目以及处理重大突发事件，档案部门要积极参与，加强采集档案资料，主办、承办部门和宣传部要密切配合，在活动结束 3 个月内，主动移交档案资料进馆。同时，重点加强学科建设、科技创新、改革发展、对外开放等特色档案资料的收集力度，注意对学校名人(含有突出成果的教职工、知名校友)各类档案的收集，实行纸质档案和电子档案双套进馆。
6.明确有关档案管理职责。根据相关法规，参照兄弟院校做法，考虑到档案馆实际情况，将原张掖医专存量档案待档案馆库房改造扩建后整体划归，实行统一管理。附属张掖人民医院档案由于管理体制等因素，继续分设管理。学生学籍档案（录检表、学籍表、学生成绩表、毕业证发放登记表）属于学校永久保管档案，继续由档案馆管理；学生个人档案（高中档案、入学登记表、思想品德鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、学位审批表、奖励材料等）属于流动档案，继续由学生处管理。根据省委组织部《关于转发〈干部档案造假问题处理办法（试行）〉的通知》（甘组通字〔2015〕123 号）等规定，干部人事档案继续由组织人事部门管理。
三、创新服务，提升水平，建立健全全方位多层次方便师生的档案利用体系
7.积极推进档案信息化建设。要高度重视档案信息化建设工作，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与学校信息化建设同步发展。按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求，结合学校实际，科学制定发展规划和实施方案，设立专项经费，从人力、物力、财力上给予支持，为档案信息化建设提供必要的设备设施保障。根据省上“存量数字化”、“增量电子化”以及到“十三五”末，实现馆藏永久保管的档案全部数字化的要求，积极开展传统载体档案数字化工作，推进以数字化代替原件。要将电子档案列入接收范围，各部门移交档案时应该将电子档案一并移交归档，并确保与纸质版完全一致。档案馆要建立专门的档案数字化工作场所，按照《甘肃省档案数字化管理办法（试行）》，细化进度安排，逐年推进，逐步完成存量档案数字化工作。要采取措施，严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露。积极构建档案信息化服务平台，推进档案信息化建设与学校办公自动化有机衔接，制作档案馆网页，配备档案管理系统，建立馆藏全部档案目录数据库和永久档案原文数据库，实现档案信息网上查询服务和资源共享，逐步实现档案管理现代化。
8.创新档案服务形式。要积极创新档案服务，逐步将公开文件查询查阅纳入学校政务信息公开体系进行建设，加强设施建设投入和技术服务，充分发挥档案馆作为学校信息公开查阅服务场所的功能。档案馆要充分发挥档案资源“信息库”的作用，充分体现档案保管基地、档案利用中心、学校信息公开查询中心和电子文件中心的功能，提高公共服务能力，落实免费提供利用服务要求，依法做好档案查询服务，改进查询方式方法，简化查询利用手续，最大限度的满足利用者需要。要开办档案查阅绿色通道，实行档案远程电话和信息服务、节假日预约查阅服务和特殊人群服务。
四、加强建设，夯实基础，进一步构建档案科学安全防护体系
9.加快档案馆硬件建设。要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，对库房进行改扩建，加大档案工作装备配备。要将档案馆的经费预算及时列入学校档案事业发展的专项预算，及时更新满足档案科学管理所需要的档案装具、消防设施、温度湿度控制和消毒杀虫设备、安全防护体系等档案安全保管设备，并配备一定数量的高清扫描设备、数码设备、计算机、打印机等数字化装备，逐步把档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管查询利用基地、信息公开查询中心、电子文件备份中心。
10.加强档案安全保密体系建设。档案馆要严格实行保管、查阅、办公场所“三分开”，加强档案实体管理。要建立健全档案安全保密制度和档案安全应急管理制度，严格执行档案利用审核制度，制定完善档案应急处置预案，加强突发事件应急管理，开展预案演练，确保档案安全。明确档案安全保密责任制，构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系，把安全责任、安全制度、保障措施落到实处。逐步探索重要档案异地异质备份制度，确保档案信息安全。
五、加大力度，切实保障学校档案事业科学发展
11.科学规划和组织实施好档案事业发展规划。学校已经将档案事业发展列入“十三五”学校事业发展规划，与学校其他工作共同规划、共同部署、共同落实。各单位、各部门要按照学校“十三五”规划的整体目标任务，将档案工作纳入本单位、本部门的年度工作计划，列入工作检查和考核内容，切实加强督促、检查、落实，管理和考核，为全面实现学校“十三五”发展规划目标任务打好坚实基础。
12.加强档案队伍建设。要把档案管理人员的培养、选拔和交流纳入学校人力资源建设整体布局，有计划地培养和引进高学历、高层次的档案专业人才。认真落实学校档案馆机构设置及人员配置的规定，配齐档案管理人员。努力创造条件支持档案管理人员参加档案业务知识和现代化管理技能的学习、培训和挂职，增强档案工作者的事业心和责任感，提高他们的档案业务水平和信息化管理的技能。依照相关法规，对专职从事档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照国家有关法律法规采取有效防护措施，保障其依法享有相应的待遇及规定补贴，从而保证档案管理人员队伍的相对稳定，适应档案事业发展的需要。档案馆要加强内部规范管理，建立合理的管理架构，明确岗位责任，加大业务培训力度，建设学习型团队，打造一支专业结构合理、爱岗敬业、富有创新精神的专职档案管理队伍。
13.加大经费投入。按照省上规定，要将档案工作所需经费列入学校预算，按照综合档案馆每年每卷 3 元的标准落实档案日常管护费，主要用于业务培训和购置装订、装档用品、耗材等支出。同时，设立专项经费，加快推进数字化建设、档案馆库房维修改造和硬件设备购置项目，保障档案事业与学校其他各项工作同步进行。
