为贯彻落实省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》，省档案局、省教育厅《关于加强和改进新形势下高等院校档案工作的意见》和全省档案工作会议精神，进一步加强学校档案工作规范化管理，提高档案工作服务学校改革发展、服务师生的能力和水平，依据《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，提出以下意见：

一、进一步深化对档案工作重要性的认识

档案是学校各项事业和师生员工各方面工作的真实记录，是学校基础工作的重要组成部分，是不能再生的珍贵资源。档案保存着学校的历史，来源于师生，又服务于师生。档案为学校改革发展、领导决策、教学科研、规章制度完善、师生切身利益、校园建设维修等方面提供了关键性的支撑材料，发挥了重要的作用。学校档案工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一，各部门立卷归档的质量和水平决定着学校整体档案工作质量和水平。各部门要从战略的高度提高对学校档案工作重要性和必要性的认识，进一步增强做好学校档案工作的责任感和使命感，推动学校档案工作健康可持续发展。

二、明确学校档案工作的指导思想和主要任务

1.指导思想。深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，全面落实《高等学校档案管理办法》以及省委办公厅、省政府办公厅《意见》和省档案局、省教育厅《意见》，紧紧围绕学校改革发展大局和中心工作，以推进档案工作“五大体系”建设为主线，以档案工作规范化建设为重点，不断提升学校档案工作的规范化水平，更好发挥档案工作服务学校教学、科研、管理以及领导决策，服务全校师生员工、服务社会的作用。

2.主要任务。通过大力推进档案治理、档案资源、档案安全管护、档案开发利用、档案保障等五大体系建设，对照《档案馆建设标准》、《甘肃省档案工作规范化管理标准》、《甘肃省高等院校档案工作考核评分标准》，补足短板，力争经过3至5年的时间，把学校档案馆建设成馆舍先进、功能完善、馆藏丰富、管理规范、利用方便的档案信息服务中心。馆舍面积达到县级三类标准，规范化管理按要求创建达标为省一级或省特级单位，年度考核成绩进入全省高校先进行列。

三、立足长远，继续改扩建档案库房

根据《档案馆建设标准》，以满足档案事业发展30年需要为设计标准，我校档案馆馆舍面积应达到县级三类标准，即在800平方米以上。为达到县级三类标准，对学校行政楼一楼库房进行维修改造，并配备相关设施后，作为短期保管档案库房和个别业务用房。此外，将人事档案室、学生档案室、附属医院病案室、第二附属医院病案室纳入档案馆分室，由所在部门（单位）负责管理，接受档案馆的业务指导和监督、检查。

四、进一步健全完善档案管理体制

1.加强对档案工作的领导。成立学校档案工作委员会、档案鉴定销毁领导小组，将档案工作纳入学校发展规划和年度工作要点，及时研究部署和协调解决档案工作中的重大问题，落实人员编制、档案库房、档案事业发展所需设备以及经费，确保学校档案工作顺利开展，与学校各项事业同步发展。

2.完善档案制度建设。制定档案工作考核办法、电子文件归档管理办法、数字化管理办法、涉密档案管理办法等规章制度。重点把档案工作逐步纳入学校各部门、各责任人的年度考核体系，全面落实“三纳入”、“四同步”管理，强化档案馆的监督指导职能，不断提高相关责任人的档案意识和工作积极性，确保档案及时、完整、规范移交进馆。

五、大力夯好档案基础业务工作

1.加大收集各门类各载体档案力度。通过加强档案收集指导工作，落实“四参加”制度，督促各部门做到各种档案应归尽归、科学整理、依法移交，特别是加强对学校各个时期的有重要参考及凭证价值档案和重大活动、重大事件、重点工程等档案以及电子、实物和照片、声像等各种载体档案的征集归档工作，不断丰富馆藏资源，改善档案收藏结构，逐步建立起数量充足、内容丰富、结构合理、特色突出、质量优良的档案信息资源体系。

2.扎实做好基础业务建设。坚持部门立卷归档制度，对新接收进馆的文件材料严格审核把关，进馆后严格按照现行各门类档案标准进行整理，努力做到各门类各载体文件材料归档完整、准确、及时；分类方案科学合理，保管期限划分准确；档号编制准确，符合规范；检索目录齐全，排列系统合理；档案存放规范有序、存取方便；建立全宗卷，整理符合规范。此外，对部分馆藏使用不标准的档案盒和裸露档案重新进行装盒和整理。

六、加快推进档案信息化、数字化进程

按照“存量档案数字化、增量档案电子化”要求，运用数字化手段，加快开展档案目录数据库建设、档案全文数据库建设，力争在较短时间内完成馆藏全部档案目录著录到档案管理系统。对存量数字化，根据实际情况，有计划的采取自主加工或通过一次性外包方式，力争用5年左右时间完成馆藏重点档案、永久档案的数字化工作。对增量电子化，凡有电子稿的材料，在充分调研和对系统反复测试的基础上，全面推行电子文件通过档案管理系统在线归档；无电子稿的材料，由具备条件的归档部门或档案馆采取扫描方式进行转换，逐年提高增量档案电子化比例。随着档案目录的著录、全文的逐步挂接、档案资源的共享等工作的推进，逐步实现我校档案管理的现代化。

七、完善基础硬件建设，进一步提升安全管护水平

1.加强档案安全设备配备。继续购置安装满足档案工作需要的密集架、高速扫描仪、内部监控设施、自动灭火系统、吸尘器、空调、温湿度记录仪、实物柜架等档案安全保管设备，不断提升档案馆硬件建设规范化。

2.建立健全档案安全管理制度。制定档案应急处置预案，严格落实各岗位、各环节档案安全管理责任制，加强日常安全检查，构筑起人防、物防、技防相结合的综合防范体系，确保档案实体绝对安全。同时，对数字档案资源在做好日常安全检查的基础上，定期对数字档案资源进行脱机异质三套备份，并建立档案异地备份制度和技术标准，逐步探索异地备份，确保档案信息安全。

八、创新档案服务形式，积极开发档案资源

1.创新档案服务形式。落实免费提供利用服务要求，依法做好档案查询服务，改进查询方式方法，简化查询利用手续，最大限度的满足利用者需要。开办档案查阅绿色通道，实行档案远程电话和信息服务、节假日预约查阅服务和特殊人群服务，并编制档案利用效果事例选编。

2.积极开发档案资源。编写学校组织沿革、大事记、全宗介绍、有关文件汇编、基础数据汇编等一批常规编研成果，为学校改革发展提供档案服务。以重大活动或国际档案日为契机，通过张贴宣传海报、发放宣传册、举办档案陈列、档案展览等形式开展档案文化宣传，吸引广大师生关注档案、走近档案、增强档案意识，营造全校师生关心支持档案工作的良好氛围。

九、大力加强档案队伍建设

1.打造一支过硬的专业档案员队伍。根据馆藏档案数量和档案事业的发展，配齐与工作发展相适应的专职档案人员，引进档案学专业或图书、情报、信息管理等相关专业硕士研究生充实档案队伍。在短期内，通过引进非编人员，解决档案馆当前人员紧张问题。努力创造条件支持专职档案管理人员积极参加档案业务知识和现代化管理技能的学习、培训和挂职，不断增强专职人员的事业心和责任感，提高他们的档案业务水平和信息化管理的技能。通过培养和引进人才，努力打造一支专业、年龄结构合理、爱岗敬业、富有创新精神的专职档案员队伍。

2.加强兼职档案员队伍建设。通过集中培训、现场指导、校外培训、编印《河西学院兼职档案员工作手册》等方式加强业务培训力度，不断提高兼职档案员的档案意识和业务素质，努力建设一支热爱档案事业，责任心强，执行有力的兼职档案员队伍。