一、查档时间
       1.工作日: 上午8:00–11:30，下午14:30–17:30
       2.周末及法定节假日闭馆,寒暑假开放时间另行安排。
       二、未开放档案范围
       未开放档案范围指上级部门发至学校的带有密级的文件材料以及因归档部门工作需要，要求限制使用的档案材料。如会议记录、纪检监察、组织人事、涉外合作、财务审计、教学科研、技术专利、基建工程、设备项目、师生员工的个人信息等档案材料。
       三、查档手续及规则
       1.未开放档案仅限校内部门查阅，原则上个人不允许查阅。
       2.校内部门查档
       （1）经办人须持本部门证明材料，填写《河西学院未开放档案利用审批表》，经归档部门（档案形成单位）、档案馆批准方可在阅档室内查阅，未按规定办理审批手续的不得查阅。利用绝密级档案，须经学校保密委员会审批。
       （2）未开放档案原则上不复制、不摘抄、不外借。确因工作需要借出，须经归档部门、档案馆、分管档案工作校领导批准，方可外借。借出档案必须在三天内归还，专职档案人员随时掌握档案的去向。借出档案利用部门如有遗失，应及时书面报告档案馆，不得隐瞒。档案馆要及时上报有关部门，根据其情节轻重依法进行处理。 
       （3）任何借阅人员不准将借出的档案携带进入公共场所，不准让他人翻阅，更不准复制和任何形式的传递。
       3.校外单位查档
        未开放档案一律不对校外单位或个人查阅。有特殊需要查阅的单位，经办人须出示单位介绍信及个人有效身份证件原件，须由学校相关部门出面，填写《河西学院未开放档案利用审批表》，经归档部门、档案馆、分管档案工作校领导批准方可在阅档室内查阅，一律不外借。未办理审批手续的不能查阅。
       4.未开放档案由档案馆指派工作负责、保密意识强的党员专门负责管理和办理查阅利用事宜。
       5.查阅人员要爱护档案，不准在档案上加注、勾划、涂改和折叠，不得抽、拆档案，如出现上述情况，要按照《档案法》有关规定追究责任。 
       6.查阅人员未经档案管理人员允许，对档案资料不得擅自摘录、拍照和复制。 
       7.凡经允许摘录、复制的档案一律由档案馆负责办理，并经档案管理人员审查、核对加盖公章后，方能生效。 
       8.查阅人员查档时应服从安排，遵守有关规定，利用档案后，应填写档案利用登记表。 
       9.阅档室内要保持安静，注意清洁，严禁查阅人员在阅档室内吸烟、喝水、高声喧哗。未经档案管理人员允许，查阅人员不得进入库房。