归档文件整理需要把握哪几个要素

档案是一个单位的重要宝贵财富，是历史，是文化，是知识，是记录，是一代人的奉献与经历。文书档案是所有需要保管档案的核心，它记录着这个单位公务活动的过程和活动轨迹，它也反应着社会发展的延续和变革。文书档案的整理参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），一般以件为单位进行整理归档，在整理的过程中需要注意以下几个要素。

（1）归档与不归档的文件材料分开

收集来的文件材料并不是每一份都要归档,要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件（上级来文）都要归档。具体可以参照第8号国家档案局令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

机关文件材料归档范围：

1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。

一般有以下几种文件可以不归档：

1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免、奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。

2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。

3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

（2）年度分开

文书档案是按年度进行整理的,如果单位的档案好几年未进行规范化整理,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,同一个年度的文件材料放在一起,整理的过程种注意以下几点：

1）一般以文件形成日期为准；

2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；

3）跨年度形成的会议材料归闭幕年；

4）几份文件作为一件时,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。

（3）保管期限分开

文书档案分永久（Y）和定期（D）两种。其中定期，分为30年（D30）和10年（D10）。

19.文书档案的收集和归档范围是哪些

文书档案的收集，可以从以下几个方面着手收集。

（1）会议有党组（党委）会议、行政办公会、工作会议、专题会议等会议的会议记录和会议纪要。实际工作中，由于工作的需要机关单位可能会联合召开会议举行活动，召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档。

（2）公文类文书包括发文和收文两大类。发文，以本单位名义签发的各种文件，《党政机关公文处理工作条例》规定有15种文件种类，按照《党政机关公文格式》要求拟制文件。公文种类主要有十五种，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。正式公文的发文代字一般有两种类型，一种为有文号的，一种为无文号的。发文一般都需要归档。收文，上级、同级、下级都有可能发送文件到相关单位处理各种事宜。一般，同级收文和对口的直接上级收文数量较多。收文应根据文件重要程度和相互关联性，应归则归，不应归则不宜归。

（3）事务类文书，除上述外，其他应归档内容。计划类，包括计划、规划、方案和安排等；报告类，包括总结、述职报告、调查报告、调研报告、综合性报告等；规章类，包括章程、条例、办法、规则、规程、制度、守则、公约等；简报类，包括工作简报、情况反映、信息通报、信息通讯、工作动态、内部参考、大事记、组织沿革等；会议类，包括会议计划、安排、通知、名单、议程、报告、会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等；其他，包括人事调动（介绍信、函）、花名册（职工名册，干部名册，党团员、工会会员名册）、采购（招标书、投标书、中标通知书、合同、验收）、活动材料（党建、文明创建等）、报表（各种类型的月报、季报、年报）、邀请信、感谢信、贺信、请柬、合同、协议、协定、议定书、备忘录、意向书等。