文件和档案是出于不同阶段的同一事务，二者既有密切联系又有显著区别。联系在于文件是档案的基础；区别是文件转化为档案是有条件的，文件的总量远远大于档案的总量，档案是文件的精华。文件材料转化为档案的三个必备条件是：

（1）文件必须办理完毕，承办中的文件不是档案。

（2）对日后工作和科学研究等活动有查考利用价值。

（3）文件材料要按照一定规律集中保存起来。