社会组织和个人在工作和生活中形成的文常常是分散的、广泛的，数量很大，但是，社会对档案的利用需求却往往是相对集中的、专一的，为了解决文件形成后的分散状态和提供利用要求集中的矛盾，就需要把分散在机构和个人手中的、具有重要保存价值的材料，经过挑选，按照规定，有计划地集中到有关的档案室和档案馆，实行集中统一管理。